Missions principales du poste :

Le Centre d’Hébergement d’Urgence pour Demandeurs d’Asile (HUDA) recrute dans le cadre de son extension une/un secrétaire d’intendance dont les 2 principales missions sont la gestion administrative et sociale ainsi que le suivi de l’entretien des logements situés dans le 92 au sein desquels sont hébergés les demandeurs d’asile & réfugiés.

1 / - GESTION ADMINISTRATIVE ET LOCATIVE

Accueil physique & téléphonique du public – (Résidents, Equipe, Partenaires, Fournisseurs)

Traitement du courrier

Constitution & suivi des dossiers de locations, (Fiche logement – baux - attestations d’assurance - caution, etc.)

Recueillir et traiter les réclamations des résidents, du voisinage et des copropriétés

Identification & suivi des travaux pour mise en conformité des lieux d’hébergement

Organisation du travail & planification des interventions par les prestataires de services extérieurs & par l’équipe (Remise en état, plomberie, électricité…)

Contacter les entreprises pour l’établissement des devis de remise en état.

Réaliser les déclarations et le suivi des sinistres au sein des hébergements (dégâts des eaux, incendies, bris de glace etc.)

Réaliser l’état des lieux des entrées et sorties des résidents avec remise des clefs.

Suivi du taux d’occupation / analyse des entrées & sorties.

Recensement, par le biais de tableaux de bord, de l’ensemble des interventions nécessaires au sein des logements.

Saisie quotidienne de la base de données. Recensement des places & remontée d’information –

Classement et archivage de dossiers, de documents administratifs

2/ - ACCOMPAGNEMENT DES RESIDENTS EN COORDINATION AVEC L’EQUIPE EDUCATIVE

Préparation de l’accueil : Aménagement de l’hébergement - Affectation - lieu - date de l’accueil

Accueil et accompagnement du résident sur le lieu d’hébergement.

Assurer les VAD quotidiennement dans le cadre des procédures mises en place et informer la responsable du nuisances ou difficultés constatées.

Identifier et actualiser régulièrement les besoins en matière d’information : affichage dans les logements (règlement de fonctionnement, n° d’urgences, consignes de sécurité…), veiller à la mise en disponibilité des supports de communication.

3 / - GESTION COMPTABLE

Participation à la tenue de caisse, aux encaissements comptables et à la gestion des dépenses.

Assurer la planification et le recouvrement mensuel des participations financières des résidents.

Gestion du suivi des consommations, (électricité, eau, gaz, etc.) au sein du parc locatif.

4 / - GESTION DES STOKS & VEHICULE

Tenue de stocks – Approvisionnement - Commandes

Mise à jour du carnet de bord & contrôle technique

Liste non exhaustive.